Copilot in het MKB: zo wordt het meer dan een extra tabblad

Even een mail opzetten. Een overleg voorbereiden terwijl je nog in het vorige zit. Dat ene document terugvinden dat iemand vorig jaar ergens heeft opgeslagen. Steeds meer medewerkers in het MKB laten Microsoft Copilot dat soort klussen doen. Toch horen we ook regelmatig: “We hebben het geprobeerd, maar niemand gebruikt het.”

Meestal ligt dat aan de manier waarop Copilot is ingevoerd. Hieronder lees je wat we bij klanten zien werken, en waar het vaak misgaat.

Wat mis je als Copilot morgen weg is?

Het eerste wat je merkt, zijn de kleine dingen. Een mail die Copilot normaal in twintig seconden voor je opzet, schrijf je weer helemaal zelf. Even iets opzoeken kost ineens tien minuten.

Bij vergaderingen merk je het nog het meest. Wie de hele dag van overleg naar overleg gaat, vraagt Copilot vlak van tevoren om op een rij te zetten wat er speelt. Binnen een minuut heb je een overzicht van de laatste mails, documenten en afspraken. Dat kun je zelf ook, maar niet in de vijf minuten tussen twee calls.

Van vraag en antwoord naar zelf dashboards bouwen

Veel mensen leerden AI kennen via ChatGPT. Toen Copilot voor bedrijven uitkwam, viel het als zoekmachine wat tegen, en sommigen hebben het daarna nooit meer geopend. Jammer, want er is sindsdien veel bijgekomen. In Copilot kun je inmiddels zelfs met andere AI-modellen werken, zoals Claude.

Het wordt pas echt interessant als mensen weten dat ze mogen experimenteren, en waar de grenzen liggen. We zien collega’s die prima cijfers kunnen lezen maar nog nooit zelf een rapport maakten, nu hun eigen dashboards bouwen. Ze typen gewoon wat ze willen zien. Een accountmanager laat zijn klant zo in een paar minuten zien waar de kansen liggen, zonder dat er een data-analist aan te pas komt.

Is dat moeilijk om te leren? Valt mee, maar je moet het wel willen. Wie één vraag stelt, een matig antwoord krijgt en dan concludeert dat het niks is, komt niet ver. Behandel het eerder als een nieuwe collega: doorvragen, bijsturen, nog een keer proberen.

“Zet je persoonlijke instellingen goed. Dan weet Copilot dat je in het MKB werkt, en krijg je geen voorbeelden meer van een Amerikaans ziekenhuis met 80.000 medewerkers.”

Niels Verweij, directeur Allinco

Copilot is zo slim als je data: wat regel je vooraf?

Als Copilot zijn antwoord baseert op een handleiding van vijf jaar oud, krijg je ook een antwoord van vijf jaar oud. Hoe je bestanden erbij staan, doet er dus toe.

Een zorg die we vaak horen: kan straks iedereen alles zien? Nee. Copilot komt alleen bij informatie waar je zelf al toegang toe hebt. Wat wel verandert, is hoe makkelijk je het vindt. Staat de map met financiële cijfers al jaren per ongeluk open voor het hele bedrijf? Dan viel dat nooit op, want niemand ging zoeken. Met Copilot is het één vraag.

Loop dus na wie waar bij kan, ruim oude documenten op en spreek af hoe je bestanden deelt. Een dashboard met bedrijfscijfers wil je ook niet per ongeluk met iedereen delen. Meer over veilig werken lees je in onze blog over NIS2 en onze SC30-certificering.

Wacht alleen niet tot alles perfect staat, want dan begin je nooit. Start met een paar mensen van wie je weet dat hun rechten kloppen, en ruim de rest op terwijl zij aan de slag gaan.

Drie Copilot-licenties voor vijftien medewerkers: wie krijgt ze?

Je kunt Copilot per medewerker aanschaffen, vanaf één licentie. Toch raden we dat af. Het gaat namelijk vaak zo: de eigenaar neemt een licentie, probeert het een maand tussen alle andere dingen door en besluit dat het niks voor het bedrijf is. Daarna komt het nooit meer ter sprake.

Geef de eerste licenties liever aan mensen op verschillende afdelingen, die heel ander werk doen. Iemand van marketing zit de hele dag in Word en PowerPoint en heeft er bij het schrijven veel aan. Een verkoper zet er snel klantgegevens mee op een rij voor een gesprek. Een technische collega checkt er weer mee of de werkplekken bij klanten goed zijn ingericht. Na een paar weken weet je per afdeling waar het tijd oplevert, en heb je drie mensen die het aan hun collega’s kunnen uitleggen.

Kies vooral mensen die veel achter hun laptop zitten: mailen, vergaderen, documenten maken. Voor wie de hele dag onderweg is, is een volledige licentie vaak te veel van het goede. Daar werkt een agent beter: een kleine Copilot-assistent die één ding doet, bijvoorbeeld de bestellingen en voorraad van een klant opzoeken.

Hoe weet je na drie maanden of Copilot gebruikt wordt?

Over de kosten hoef je je minder zorgen te maken dan een paar jaar geleden. Voor het MKB is Copilot een stuk goedkoper geworden: bovenop je Microsoft 365-abonnement betaal je ongeveer € 9 per gebruiker per maand extra.

Of het iets oplevert, kun je op een paar manieren nagaan. Wij kunnen bij klanten technisch zien of licenties gebruikt worden, en in welke programma’s. Heeft een marketingbureau tien licenties en wordt Copilot nooit in Word gebruikt? Dan klopt er iets niet. Daarnaast kun je het je mensen gewoon vragen: ben je minder tijd kwijt aan het werk dat elke week terugkomt?

En dan is er iets wat je slecht in een spreadsheet krijgt: werkplezier. Wie minder tijd kwijt is aan verslagen en mails, houdt meer tijd over voor het werk waarvoor hij ooit is aangenomen. Dat zie je niet terug in een ROI-berekening, maar het telt wel.

Welke vaardigheden worden belangrijker door Copilot?

Twee jaar vooruitkijken is al gewaagd, zo snel gaat het. Een paar dingen durven we wel te voorspellen.

Je moet beter kunnen omschrijven wat je nodig hebt. Hoe preciezer je vraag, hoe minder je achteraf hoeft te verbeteren. En je moet knopen kunnen doorhakken. Copilot zet de opties op een rij, maar kiezen doe je zelf.

Het belangrijkste blijft controleren. Open LinkedIn en je ziet zo posts die rechtstreeks uit een AI-tool zijn geplakt, fouten inbegrepen. Copilot schrijft prima mails en teksten, maar er staat geregeld iets in wat net niet klopt. Lees dus altijd even mee voordat je op verzenden drukt.

Dat wordt straks alleen maar belangrijker, want Copilot gaat steeds vaker zelf taken uitvoeren, zoals mails beantwoorden terwijl je op vakantie bent. “Dan heb je dus een Niels online en een Niels op kantoor”, zegt Niels Verweij. “Prima, zolang iemand in de gaten houdt wat die online Niels allemaal verstuurt.”

Let ook op wildgroei. Toen Teams in de coronatijd ineens overal werd gebruikt, zat je voor je het wist in tachtig kanalen. Met Copilot kan hetzelfde gebeuren als twintig enthousiaste collega’s elk hun eigen agents gaan bouwen. Spreek daarom vooraf af wie wat mag maken en waar het komt te staan.

Veelgestelde vragen over Copilot in het MKB

Wat kost Microsoft Copilot voor een MKB-bedrijf?

Voor het MKB betaal je bovenop je Microsoft 365-abonnement ongeveer € 9 per gebruiker per maand extra. Je betaalt alleen voor de medewerkers die een licentie krijgen.

Zit er een minimum aan het aantal Copilot-licenties?

Nee, je kunt vanaf één licentie beginnen. We raden wel aan om met een paar mensen van verschillende afdelingen te starten. Met één gebruiker zie je te weinig van wat Copilot voor je bedrijf kan doen.

Kunnen medewerkers via Copilot informatie zien waar ze geen toegang toe hebben?

Nee. Copilot gebruikt alleen bestanden en mails waar de medewerker zelf al bij kan. Het wordt wel makkelijker om die informatie te vinden. Controleer daarom vooraf of de rechten binnen je organisatie kloppen.

Wie geef je als eerste een Copilot-licentie?

Kies medewerkers die veel met Microsoft 365 werken, zoals Outlook, Teams, Word en PowerPoint. Verdeel de eerste licenties over verschillende afdelingen, zodat je snel ziet waar Copilot de meeste tijd oplevert.

Moet alles op orde zijn voordat je met Copilot begint?

Nee. Begin met medewerkers van wie je weet dat hun rechten kloppen. Ondertussen ruim je oude documenten op en loop je de rest van de rechten na.

Hoe meet je of Copilot echt gebruikt wordt?

Allinco kan technisch zien of licenties gebruikt worden en in welke programma’s. Vraag daarnaast aan je medewerkers of ze minder tijd kwijt zijn aan terugkerend werk, en of ze hun werk leuker zijn gaan vinden.

Copilot invoeren in jouw organisatie?

Begin met een paar mensen, laat ze rustig uitproberen en kijk na drie maanden wat het oplevert. Wil je weten hoe dat er bij jullie uit zou zien, of wil je eerst je rechten en bestanden laten nalopen? Neem contact met ons op, dan denken we graag mee.