Welkom in ons netwerk Van der Valk Hotel Restaurant Breukelen

Succesvolle migratie naar de Cloud

Van der Valk Hotel Breukelen zet haar gasten op nummer één. Alles is tot in de kleinste details geregeld. Prachtige kamers, luxe faciliteiten, maar bijvoorbeeld ook hoogwaardige Wi-Fi van Ruckus. “Want wanneer de Wi-Fi niet goed functioneert, krijgen we dat direct te horen van onze gasten”, vertelt Nick Timmers, general manager Hotel Breukelen en vierde generatie Van der Valk. “Daarom is Allinco sinds 2015 onze ICT-partner. Zij hebben ons netwerk perfect geregeld.” Dus ook toen Hotel Breukelen wilde overstappen naar de Cloud, dacht Nick direct aan de ICT-specialisten van Allinco. Want hoe waarborg je de ultieme gebruikerservaring – voor alle gasten én medewerkers – en migreer je tegelijkertijd naar de Cloud? In deze case vertellen Rob Harmsen, Key Accountmanager Hospitality bij Allinco, en Nick daar meer over.

Werken in de Cloud ís belangrijk

We lezen steeds vaker dat werken in de Cloud belangrijker wordt. Maar het ís belangrijk. Dat heeft het afgelopen jaar waarin we met zijn allen massaal vanuit huis werkten wel bewezen. Software die aan een vaste werkplek gebonden is, is door het vele thuis- en online werken steeds minder nuttig. Tools en bestanden moeten overal en altijd beschikbaar zijn en dat is de reden dat Hotel Breukelen volledig vanuit de Cloud wilde werken. “Na een traject met uitvoerige gesprekken, consultancy op locatie en het presenteren van de plannen, kregen wij de opdracht”, vertelt Rob. “Ik ga graag in gesprek met de klant. Onderzoeken, bespreken en evalueren wat mogelijk is of beter kan én daarnaast kennis overdragen. Alles wat nodig is om samen te groeien. Deze opdracht was een mooie uitdaging die we met veel plezier samen zijn aangegaan.” Nick vult aan: “De meerwaarde van Allinco uit zich in het luisteren, want dat maakt dat ze precies weten welke oplossing het beste bij onze organisatie past. En dat gaf ons het vertrouwen om gezamenlijk de transformatie naar de Cloud te maken. De transitie van lokaal werken met een server, naar volledige Cloud adoptie. Zij boden ons een platte constructie, volledig geënt op Microsoft. Precies onze wens.”

Migratie naar Microsoft 365

Op advies van Allinco heeft Hotel Breukelen gekozen voor Microsoft 365. Naast dat tools en bestanden overal beschikbaar moeten zijn, wilde het hotel ook meer centraliseren. Nick: “Vóór de migratie naar de Cloud maakten we gebruik van een grote diversiteit aan leveranciers. Wie was verantwoordelijk voor wat en hoe zat het met de maandelijkse kosten? Het kostte ons veel tijd dit allemaal op een rij te zetten. Tijd die we veel liever in onze eigen business steken.” En omdat alle data verdeeld was over de server en de lokale werkplekken, beschikte niemand over een actuele versie. Daarnaast kont het netwerk ook niet centraal beheerd kon worden. Rob vult aan: “Tijdens onze gesprekken met Nick en de eindgebruikers hebben we alle wensen geïnventariseerd. Op deze manier maken we iedereen onderdeel van het plan en dát geeft draagkracht. We kwamen al snel tot de conclusie dat de combinatie van één abonnement met één aanspreekpunt ze veel rust zou geven. Geen zorgen meer, maar focus.”

Unieke koppeling met Amadeus

Hotel Breukelen heeft in de tijd dat ze naar Microsoft 365 migreerden ook de migratie van het Property Management Systeem van Amadeus gedaan en het PMS naar de Cloud gebracht. Nick: “Ik heb gezegd dat als we met Allinco naar de Cloud gaan, ik ons PMS Amadeus ook meeneem.” Een uitdaging, maar eigenwijs als Allinco is gingen ze deze graag aan. Amadeus bracht haar deel naar de Cloud en Allinco de back office van Hotel Breukelen. “Dankzij onze nauwe samenwerking met Amadeus, de leverancier van het PMS waar Van der Valk mee werkt, werken de online werkplekken precies zoals zij dat willen. Wij hebben geassisteerd om de werkplekken aan de Cloud te koppelen, inclusief de functionaliteit om te mailen en printen via de Microsoft Cloud. Samen zorgden we zo voor een directe integratie en naadloze overgang om dit mooie project tot een succes te brengen”, vertelt Rob.

Gebruikte oplossingen

Vorig jaar startte Allinco met de migratie en de lockdown werkte in hun voordeel. Rob: “Omdat het hotel grotendeels gesloten was, konden wij heel gefaseerd en afdeling voor afdeling de migratie naar de Cloud uitrollen. Zo verliep de transitie van lokaal naar de Cloud heel soepel.” Met de migratie naar de Cloud, profiteert Hotel Breukelen nu van het gemak van één aanbieder: Allinco. Ze hebben één abonnement en deze bevat alles wat ze nodig hebben voor de complete automatisering en online werkplekken. Dat geeft ook meer inzicht in de variabele en vaste kosten. Het maakt bijvoorbeeld niet uit of medewerkers vanaf een PC, tablet of smartphone werken. En hoe Hotel Breukelen aan het abonnement verder invulling geeft, dát bepalen ze zelf. “Het concept hebben we zo gepositioneerd dat we alles aanbieden wat onze medewerkers nodig hebben en dat het niet uitmaakt waarvandaan ze hun activiteiten bezigen. Iedereen kan altijd, overal bij. Natuurlijk blijft onze front office een vaste plek, maar bij Van der Valk evolueren we met de tijd mee en werken we – indien mogelijk – steeds vaker vanuit huis. Daarom is het fijn dat de ICT met ons meegroeit”, legt Nick ons uit.

Na adoptie direct verbeterde communicatie

Naast de oplevering van haar oplossingen, geeft Allinco ook trainingen aan de eindgebruikers. Zo kan iedereen er maximaal profiteren en nog slimmer samenwerken. “Adoptie is voor ons een belangrijk onderdeel van een project. Eindgebruikers informeren én enthousiasmeren”, vertelt Rob. “De grootste winst voor Hotel Breukelen is de verbeterde communicatie. Waar voorheen documenten via veel verschillende kanalen werden gedeeld en medewerkers in verschillende WhatsApp-groepen zaten, gaat nu alles via één tool: Microsoft Teams.” Nick vult aan: “Teams is vanaf ieder device te gebruiken en we merkten direct dat onze communicatie significant verbeterd is, met als resultaat meer efficiency. Iedereen is op de hoogte en (gedeelde) documenten zijn met gemak terug te vinden.” Al in het begin van het traject heeft Allinco de medewerkers meegenomen in het proces. Uitleggen wat de verschillende mogelijkheden zijn en in een later stadium per team gerichte trainingen gegeven. “Nog een groot voordeel is dat men werk en privé nu goed gescheiden kan houden. WhatsApp is voor privégesprekken en Teams gebruiken we zakelijk. Waar managers bijvoorbeeld voorheen in een app-groep zaten, communiceren ze nu binnen Teams. In de chat hangen alle documenten, onderling wisselen ze gemakkelijk informatie uit en wanneer iemand van functie veranderd of wordt toegevoegd aan een team, is de complete historie over te zetten. Zo gaat er geen informatie verloren. Een fijn pluspunt”, vertelt Nick enthousiast.

Centraal management en compleet ontzorgd

“Alles wat we geautomatiseerd hebben is volledig geënt op Microsoft 365. Het grote voordeel is dat al het management daarvan ook in de Cloud zit. Alle software, waar iedereen mee werkt, bevindt zich dus nu in één omgeving”, vertelt Rob. “De meerwaarde van Allinco is dat je compleet ontzorgd wordt. De specialisten hebben aantoonbaar kennis van zaken en dat geeft ons vertrouwen. We zitten minstens ieder kwartaal om tafel om alle diensten te evalueren en te kijken naar welke licenties bij ons passen”, besluit Nick.

Wanneer de ICT goed geregeld is, profiteert iedereen daarvan. Niet alleen de medewerkers, maar ook de gasten. Bent u benieuwd wat Allinco voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.