Hoe verkrijg je als IT-manager (wél) een hoger budget in 2026?

De laatste maanden van 2025 zijn ingegaan. Het is de tijd dat er weer nagedacht gaat worden over de budgetten; het geld dat je kunt uitgeven in 2026. Je maakt als IT-manager jouw plannen omdat je weet dat ze noodzakelijk zijn. Maar wil het management hier wel budget voor vrijmaken? Soms word je nog steeds gezien als kostenpost. Daarom hebben we 7 tips opgeschreven om het budget te krijgen dat je verdient:

Tip 1: Vermijd technische taal – spreek de taal van het management

Een veelvoorkomend struikelpunt in budgetaanvragen is dat IT’ers vaak te technisch communiceren. Er wordt bijvoorbeeld gesproken over firewalls, switches of XDR-oplossingen. Maar in de directiekamer denken ze in termen van omzet, productiviteit, kostenbesparing en continuïteit.

Denk aan het verschil tussen deze twee zinnen:

1. “We hebben een nieuwe firewall nodig met geavanceerde detectiefunctionaliteit.” – (Hoezo eigenlijk? Kan er gedacht worden).
2. “Met deze investering voorkomen we dat productieprocessen stilvallen door cyberaanvallen, wat ons gemiddeld € 5.000 per uur kost.” (Duidelijke taal!)

De eerste gaat over techniek, de tweede over bedrijfswaarde. En precies dát is waar een directie op aanslaat.

Tip 2: Maak risico’s tastbaar met praktijkvoorbeelden

Een ander overtuigend argument is het schetsen van risico’s. Een onderwerp als “cyberdreiging” klinkt vaak abstract. Het management kan denken: dat zal ons wel niet gebeuren. Praktijkvoorbeelden doen wonderen. Denk aan een logistiek bedrijf dat enkele dagen stilviel door een ransomware-aanval, simpelweg omdat het back-upsysteem niet op orde was. De directe schade liep in de tonnen, los van het klantenvertrouwen dat wegviel. Of neem een hotel dat slechts één dag zonder wifi zat: gasten schrijven direct slechte reviews en komen niet meer terug. Nieuwe gasten worden bovendien negatief beïnvloed. Zulke echte en overtuigende verhalen zeggen meer dan welke technische uitleg dan ook.

Tip 3: Laat zien wat eerdere investeringen hebben opgeleverd

Het management investeert liever in bewezen succes dan in onzekere beloftes. Daarom helpt het om te laten zien wat eerdere IT-budgetten al hebben opgeleverd.
Heb je vorig jaar geïnvesteerd in een gemanagede servicedesk? Laat zien dat de responstijd is gehalveerd en het aantal klachten is afgenomen. Als je kunt verduidelijken wat eerdere investeringen hebben opgeleverd, is het voor directieleden veel eenvoudiger en logischer om volgende stappen te zetten; het schept vertrouwen.

Tip 4: Gebruik onderzoeksgegevens en benchmarks

Directies houden van data. Gelukkig zijn er voldoende benchmarks die inzicht geven in wat normaal is in de sector. Hoe doet jouw organisatie het ten opzichte van concurrenten?

Een voorbeeld: een onderwijsinstelling die € 500 per leerling uitgeeft aan ICT, terwijl het landelijke gemiddelde op € 800 ligt. Dan wordt meteen duidelijk dat je achterloopt en dat extra budget geen luxe is maar noodzaak. Een tweede voorbeeld op het gebied van security: volgens Gartner hebben organisaties die geen AI-gestuurde detectie inzetten, tot wel 60% meer kans op een succesvolle cyberaanval (bron: Gartner, Market Guide for Extended Detection and Response, 2024). Zulke cijfers maken jouw verhaal veel krachtiger.

Tip 5: Laat zien dat technologie nieuwe businesskansen oplevert

Het is belangrijk om niet alleen te praten over risico’s, maar vooral ook over kansen. ICT is een motor voor groei en innovatie en niet alleen een ondersteunende functie. Denk aan hospitality, waar slimme tv’s en contactloze check-in zorgen voor een betere gastbeleving. Of aan de industrie, waar camera’s en sensoren processen versnellen en veiliger maken. Zonder de juiste ICT-budgetten is die innovatie simpelweg onmogelijk. Wanneer je laat zien dat jouw plannen niet alleen “problemen voorkomen”, maar ook bijdragen aan nieuwe verdienmodellen of tevreden klanten, wordt het gesprek ineens heel anders.

Tip 6: Koppel je plannen aan strategische organisatiedoelen

Elke organisatie heeft voor 2026 strategische doelstellingen vastgesteld: groei in omzet, een hogere klanttevredenheid, verduurzaming of internationalisering. De kunst is om jouw ICT-investeringen daar direct aan te koppelen.

Een voorbeeld: als het doel is om de internationale samenwerking te versterken, leg je uit hoe een veilige cloudomgeving of IP-telefonie direct een bijdrage levert aan dat doel. Of als verduurzaming centraal staat, laat je zien hoe hybride werken een bijdrage levert aan besparingen op brandstof of reiskosten. Door ICT te verbinden met de koers van de organisatie, toon je aan dat jouw budget geen apart project is, maar een essentieel onderdeel van de strategie.

Tip 7: Werk met scenario’s en duidelijk rendement

Een laatste krachtige methode is werken met scenario’s. In plaats van één voorstel presenteer je meerdere opties: een basisvariant, een groeivariant en een toekomstgerichte variant.

Daarbij geef je duidelijk aan wat de organisatie terugkrijgt in elk scenario. Denk aan minder downtime, hogere productiviteit of betere beveiliging. Het management voelt zich serieus genomen, omdat ze kunnen kiezen op basis van risico én rendement.
Zo maak je het besluitvormingsproces eenvoudiger en vergroot je de kans dat er extra budget vrijkomt.

Hulp nodig bij het vaststellen van je ICT-budget voor 2026?

We hopen dat deze 7 tips je geholpen hebben. Wil je sparren over hoe je jouw investeringsaanvraag sterker maakt, of heb je concrete ondersteuning nodig bij het onderbouwen van een budgetaanvraag voor een specifiek ICT-onderdeel? Neem contact met ons op.